Informations- und Kontrollinstrumente des Verwaltungsrates

Der Verwaltungsrat bestimmt, in welcher Weise er über den Geschäftsgang des Unternehmens zu informieren ist. Jedes Mitglied des Verwaltungsrates kann Auskunft über alle Angelegenheiten des Konzerns und der Gesellschaft verlangen. Jedes Mitglied des Verwaltungsrates kann über den Präsidenten des Verwaltungsrates vom CEO Auskunft verlangen. In den Sitzungen des Verwaltungsrates sind alle anwesenden Mitglieder der Konzernleitung zur Auskunft verpflichtet. Alle Mitglieder des Verwaltungsrates haben ein Einsichtsrecht in die Bücher und Akten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgabe erforderlich ist.

1. Finanzielle Berichterstattung

Der Verwaltungsrat wird monatlich über den laufenden Geschäftsgang orientiert, verabschiedet die Quartalsberichterstattung und gibt sie zur Veröffentlichung frei (mit Ausnahme des Berichts über das erste Quartal, welcher vom Audit Committee verabschiedet und freigegeben wird). Der Verwaltungsrat diskutiert den Geschäftsbericht, nimmt von den Berichten der Revisionsstelle Kenntnis und legt der Generalversammlung den Geschäftsbericht zur Genehmigung vor.

Im Hinblick auf die Strategieentwicklung des Konzerns werden dem Verwaltungsrat ein Strategieplan, eine Finanzplanung und ein Jahresbudget vorgelegt.

2. Business Risk Management

Holcim kann von einer langjährigen Erfahrung im Risk Management profitieren, das 1999 eingeführt wurde. Der Risk-Management-Prozess ist im gesamten Konzern fest verankert. Er umfasst heute alle konsolidierten Gesellschaften und deren relevante Geschäftsfelder.

Group Risk Management (GRM) analysiert das konzernweite Risikoprofil und unterstützt die strategischen Entscheidungsprozesse. Daher ist der BRM-Prozess eng mit dem strategischen Managementprozess des Konzerns verbunden. Alle Risiken werden berücksichtigt, von Marktrisiken über betriebliche, finanzielle und rechtliche Risiken bis hin zu externen Risikofaktoren aus dem Geschäftsumfeld, einschliesslich möglicher Compliance- und Reputationsrisiken. Die Risikobetrachtung beschränkt sich jedoch nicht nur auf eine Gefahrenanalyse, sondern zeigt auch Massnahmen und mögliche Chancen auf.

Die Risikolage des Konzerns wird „Top-Down“, „Bottom-Up“ und durch eine funktionale Risikoanalyse beurteilt. Zusammen ergibt sich daraus eine 360°-Risikoanalyse des Konzerns. Das GRM bezieht den Verwaltungsrat, die Konzernleitung, die Leiter der Konzernfunktionen und die Konzerngesellschaften in die Risikobeurteilung ein, die auf den Managementzyklus des Konzerns abgestimmt ist. Die Konzernleitung berichtet dem Verwaltungsrat regelmässig über wichtige Ergebnisse der Risikoanalyse.

Der Risk Management-Prozess ist in einzelne Prozessschritte unterteilt. Zuerst werden die verschiedenen Risiken und Chancen nach ihrer Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit beurteilt und priorisiert. Hauptrisiken werden vertieft auf ihre Ursachen untersucht. Dann wird festgelegt, wie den einzelnen Risiken begegnet wird, welches das konsolidierte Risikoprofil ist und welche risikomindernden Massnahmen auf Konzernebene zu treffen sind. Im Laufe des Jahres wird die Entwicklung der einzelnen Risiken und Chancen systematisch verfolgt und darüber berichtet. Die im Rahmen dieser Prozesse zusammengestellten Informationen werden in einer speziell geschützten, zentralen Datenbank gespeichert.

Die Verantwortlichkeiten bezüglich der Risiken sind auf Ebene der Konzerngesellschaften und des gesamten Konzerns klar definiert. Das zugrunde liegende Prinzip lautet, dass Risk Management eine Verantwortlichkeit des Linienmanagements ist und GRM einen Teil der zweiten und die interne Revision die dritte Verteidigungslinie bildet. Im Jahr 2014 war die Konzernfunktion GRM innerhalb von Corporate Finance & Treasury für den Ablauf des Risk Management-Prozesses und für die termingerechte Risikoberichterstattung der Konzernleitung an den Verwaltungsrat zuständig.

3. Interne Revision

Die interne Revision stellt die Aufrechterhaltung der Prozess- und Informationsintegrität sicher. Weitere Einzelheiten finden unter Risk Management und Interne Revision. Die interne Revision untersteht dem Vorsitzenden des Audit Committee und rapportiert regelmässig dem Audit Committee. Die Mitglieder des Verwaltungsrates haben jederzeit Zugang zur internen Revision. Das Audit Committee legt jährlich zentrale Bereiche fest, mit denen sich die interne Revision befassen muss, und der Leiter der internen Revision berichtet dem Audit Committee regelmässig über die Tätigkeit der internen Revision.